CREER UNE EXPEDITION Démarches / Guide Utilisateurs
Règles générales applicables à tous vos envois
1 - Étiquetage des colis :
Renseignements sur le destinataire
- écrire l’adresse complète en caractères d’imprimerie
- indiquer un numéro de téléphone sur le bordereau et sur le ou les colis
2 - Bordereau d'expédition :
Rappel important de la réglementation :
le bordereau de transport a valeur de contrat de transport. Il est important de le rédiger avec le plus grand soin :
- vérifier que chaque copie du bordereau est bien lisible.
- indiquer le nombre de colis ainsi que la date de remise (mentions obligatoires)
- vérifier que l'adresse du destinataire portée sur le bordereau est l'adresse physique de livraison (les boîtes postales ne constituent pas une adresse valide).
- indiquer un nom de contact et un numéro de téléphone (ces informations facilitent la livraison).
- pour vos envois hors U.E la description de la marchandise est obligatoire.
- cocher la case concernée et préciser dans « instructions spéciales » pour une option de livraison (avant 12h ou le samedi).
- option « Assurance », la valeur doit être mentionnée. Aucune assurance n'est souscrite sans valeur déclarée au départ.
Pour illustrer la « bonne pratique » des indications et informations qui doivent figurer sur vos documents d’expédition,
voici un exemple de bordereau décliné selon le support d’impression ou de remplissage possible.
3 - Emballage :
Pour les envois express standards, vérifiez que votre emballage respecte les normes en matière de dimensions et de poids :
- Poids maximum : 30 Kg
- Dimensions minimales : 23 cm x 16 cm x 1 cm
- Dimensions maximales : la somme des 3 cotés ne doit pas dépasser 200 cm
Les colis qui ne rentrent pas dans cette norme font l’objet d’un traitement spécifique.
Vérifiez que l’emballage soit suffisamment solide pour
résister au transport et à la manutention lors des opérations de transbordement.
Calez correctement les produits dans l’emballage
pour les marchandises fragiles.
PLACER LE BORDEREAU DE TRANSPORT AFIN QU'IL SOIT PARFAITEMENT SCANNABLE.
Vous devez impérativement appeler nos services avant l’enlèvement de la marchandise.
4 - Destinations :
• Vos envois pour la France
Pour les colis destinés aux entreprises, vérifiez avec le destinataire si des modalités particulières sont applicables :
- prise de rendez-vous
- numéro de commande
- impératifs horaires...
Pour les colis destinés à des établissements publics, des hôpitaux ou des administrations, il faut obligatoirement mentionner le nom d'un réceptionnaire ainsi que le service, sous peine de refus de réception à l'arrivée.
Pour les envois destinés à des adresses privées, le numéro de téléphone du destinataire est nécessaire.
• Vos envois à l'International
IMPORTANT ; vérifiez que votre envoi est autorisé dans le pays de destination. Vous pouvez vous renseigner auprès des services consulaires (ambassades, chambres de commerce et d'industrie...) du pays destinataire afin de vous assurer des conditions d'importation de votre marchandise.
Pour vos envois hors C.E.E, les colis doivent être accompagnés d’une facture obligatoirement :
- facture commerciale lorsqu’il s’agit d’une vente ferme
- facture sans paiement lorsque l’envoi concerne des échantillons ou des marchandises de démonstration.
Même si une facture est sans paiement elle doit comporter une valeur indicative.
(Une marchandise sans valeur ne veut pas dire valeur 0).
Un montant minimum doit figurer ainsi que la devise (pour les États-Unis ou l’Asie, privilégiez le dollar américain) sous peine de blocage du produit dans le pays de destination.
La facture doit toujours être libellée hors taxes.
La nature du produit doit être renseignée de façon précise :
par exemple pour un échantillon, précisez la composition (pour un textile : coton, laine ou fibres synthétiques) ainsi que l’origine.
Toutes les factures, y compris sans paiement doivent être établies en 5 exemplaires et comporter l’adresse complète du destinataire. (Télécharger le document)
Attention : pour un certain nombre de pays des documents complémentaires doivent être fournis par l’expéditeur : certificat d’origine ou par exemple EUR1 pour les pays de l’AELE. (Télécharger le document)
Les factures doivent être rédigées en anglais pour les pays non francophones ou dans la langue du pays de destination. (Télécharger le document)
Les expéditions à destination des DOM/TOM font l’objet d’une déclaration en douane comme pour les pays hors CEE.
Pensez aux factures d’accompagnement !
Selon la nature de vos marchandises et du pays de destination des documents particuliers peuvent être demandés comme par exemple un TSCA (Toxic Substance Control Act) pour toute marchandise comportant des produits chimiques, à destination des États-Unis (Télécharger le document).